SkyDrive Pro en samenwerken met derden

SkyDrive Pro en extern delen

Er bestaat helaas soms nog onduidelijkheid over SkyDrive Pro en het gebruik hiervan. Laat me dit eens toelichten in een Blog.

SkyDrive Pro en SkyDrive

SkyDrive Pro is de vroegere My Site van SharePoint. Deze bestaat zowel in de on premise versie van SharePoint 2013 als SharePoint Online. Waar in SharePoint 2007 en 2010 we nog een My Site kenden, heet dit in 2013 SkyDrive Pro. Dus, je profielpagina, waar je iets over jezelf vertelt en je persoonlijke storage, waar je je documenten kunt opslaan, die je ‘vroeger’ op je ‘H’ schijf o.i.d. had staan. Daarnaast bestaat er ook een SkyDrive en dit is de consumentenversie van SkyDrive Pro. SkyDrive is een online storage waar iedereen die een Microsoft account heeft (voormalig Live account, dus bv. jandeboer@hotmail.com of jandeboer@live.com) gebruik van kan maken. Ook daarmee kun je content delen met anderen, dit is echter geen SharePoint storage.

Verwarrend is het wellicht dat in de navigatie van Office 365 de SkyDrive Pro site wordt aangeduid met ‘SkyDrive’.

Maar, om heel duidelijk te zijn: SkyDrive is de consumentenversie zónder SharePoint en SkyDrive Pro is de zakelijke variant binnen SharePoint.

SkyDrive Pro client

Daarnaast kennen we ook de SkyDrive Pro client. Dit is een synchronisatiemechanisme om content vanaf bijvoorbeeld je SkyDrive Pro site mee offline te nemen en te syncen met je laptop of pc. Deze client wordt standaard meegeleverd met Office 2013, maar, is inmiddels ook los te downloaden bij Microsoft. En wel hier.

Deze client zorgt dus voor een synchronisatie tussen een documentenbibliotheek binnen SharePoint (mijn SkyDrive Pro site), maar, kan óók gewoon gebruikt worden om content van een andere SharePoint site te synchroniseren. De SkyDrive Pro sync client is dus niet gebonden aan je SkyDrive Pro (My Site)! Ideaal dus om ook documenten van een team- of projectensite met je laptop te syncen. Het voordeel is evident. Altijd, ook offline, je documenten bij de hand. En aangezien deze SkyDrive Pro client gewoon in je Windows Verkenner staat, zijn deze documenten ook in het filesystem van je device opgenomen en kan ik van daaruit ook mijn documenten openen. Ik hoef dus niet eerst naar mijn SharePoint omgeving te gaan om iets te openen. Handig!

Ook het drag and droppen van documenten, wat nieuwe functionaliteit is binnen SharePoint 2013, werkt uiteraard gewoon met deze client. Ik kan eenvoudig een document naar de SkyDrive Pro client slepen en het wordt automatisch geupload in SharePoint. Makkelijker kunnen we het niet maken.

Delen van documenten

Terug naar de SkyDrive Pro site binnen SharePoint Online. Het gemak van SkyDrive Pro binnen onze Cloud variant is dat ik eenvoudig met behulp van ‘external sharing’ een document kan delen met een interne medewerker, maar ook met een externe medewerker. Hiervoor hoef ik uitsluitend op ‘Share’ te klikken en vervolgens kan ik dit document delen met een medewerker buiten mijn organisatie. Hiervoor hoef ik slechts het e-mailadres van de medewerker op te voeren en vervolgens bepaal ik of hij het document mag zien of ook mag bewerken. Vervolgens zal SharePoint een e-mail naar de betreffende persoon sturen met een link naar het document. Het document zelf blijft dus fysiek in SharePoint staan. De externe persoon krijgt een melding via e-mail met een link naar het document en kan inloggen met een Microsoft (voormalig Live) account of een zogenaamd ‘organizational account’ (dat is een reeds bestaand O365 account, bijvoorbeeld als de betreffende persoon ook al met zijn organisatie een clouddienst bij Microsoft afneemt).

Een ideale manier om dus samen te werken met een externe aan een document, zonder steeds verschillende versies over de mail heen en weer te sturen!

Storage

Met SkyDrive Pro breid ik mijn storage van mijn online SharePoint tenant uit met 25 GB per gebruiker. Dit is additioneel en dit gaat niet af van de storage die al ‘meegeleverd’ wordt met SharePoint Online. Verwar deze 25 GB storage dan ook niet met de extra 500 MB die aan de tenant wordt toegevoegd per toegevoegde gebruiker. Dat is namelijk gewoon de storage voor de tenant zelf en heeft niks te maken met de ruimte op de voormalige ‘My Site’, nu dus SkyDrive Pro site genoemd. Overigens, deze storage is op dit moment nog ‘fixed’ en kan niet worden aangepast. Het lijkt echter wel logisch dat ook hier in de toekomst storage naar behoefte kan worden toegevoegd. (In een on-premise situatie is deze storage naar behoefte wel te wijzigen). Edit: dit is dus inmiddels het geval: de 25 GB standaard storage kan worden uitgebreid tot 50 GB of 100 GB per gebruiker!

SkyDrive Pro sync client sites

Het mooie van de client is dat ik niet vastzit aan het syncen met mijn SkyDrive Pro site. Ik kan elke willekeurige documentenbibliotheek syncen met mijn device met behulp van deze client, simpelweg door op de butten ‘sync’ te klikken rechts bovenin op elke site.

Best Practice

Mijn best practice? Per site collectie binnen SharePoint Online kun je external sharing op drie niveaus aan- of uitzetten. Zet het uit op de sitecollectie waar je niet wilt dat er per abuis gedeeld wordt. Dus, vanaf het intranet heeft het geen toegevoegde waarde om external sharing toe te staan. Maak een aparte sitecollectie aan voor teamsites en/of projectensites en zet hier external sharing aan. Gebruikers kunnen hier dan eenvoudig samenwerken met externe partijen aan documenten en kunnen tot maximaal 10.000 externe gebruikers uitnodigen om samen te werken aan content! Zonder hiervoor licenties aan te hoeven schaffen.