Afgelopen maanden ben ik het weer diverse malen tegengekomen: grote organisaties die met SharePoint werken en waar zegge en schrijve nul inventarisatie is gedaan op het gebied van content types en metadata. Hoewel je zou verwachten dat dit inmiddels wel een beetje gemeengoed zou moeten zijn, lijkt juist het tegenovergestelde waar. En het lijkt erop dat hoe groter de organisatie is, hoe minder moeite wordt gedaan om deze informatie in kaart te brengen en het portaal hiermee in te richten. Tenzij het een DMS is, daar ontkomt men er niet aan. Maar, voor alle intranet- kennismanagement- en ECM oplossingen is het net zo belangrijk om informatie te kwalificeren. Tijd voor een Blog. Eerst een uitleg wat het oplevert, vervolgens een toelichting hoe dit werkt.
Ideaal
Stel je eens voor dat je voortaan je informatie kunt vinden op basis van enkele klikken. Door gebruik te maken van slimme filters, die je steeds zelf instelt, is het vinden van bijvoorbeeld een document binnen SharePoint eenvoudiger dan binnen een fileshare. Op een fileshare werken we met folders en die folders hebben weer subfolders. En ook de subfolders hebben weer folders. Soms tot tientallen lagen diep leggen we folderstructuren aan. En eigenlijk doen we dit alleen maar om informatie te categoriseren en van elkaar te scheiden. Zo heb ik bijvoorbeeld een map Fiscal Year 10 (FY10), FY11, FY12, FY13 met daarbinnen een folderstructuur commercieel, uitvoering, demo’s, presentaties, plannen.
Folders
Iedereen herkent wel de ondoorzichtige folderstructuur met submappen, waarbij je, als je niet gelijk vindt wat je zoekt, weer omhoog moet navigeren en een andere vertakking moet vinden, waarin hopelijk wel staat wat je zocht. Daarnaast is een folderstructuur statisch en niet eenvoudig aan te passen. Maar, stel je nu voor dat je de namen van al deze mapjes ook in metadata kunt vatten? En dat je dan binnen SharePoint kunt zeggen: laat me alle documenten van het type ‘Project Start Architectuur (PSA)’ zien. Zoals onderstaand voorbeeld laat zien kan dit door gebruik te maken van de navigatie aan de linkerkant van het scherm:
Iets wat met een fileshare niet mogelijk is, want daar zitten deze documenten wellicht verdeeld over verschillende mapjes van verschillende klanten of projecten. Nog krachtiger wordt het als je vervolgens kunt zeggen: okay, maar ik wil uitsluitend de PSA’s zien van klant X of Project Y. En vervolgens verfijnt SharePoint alle documenten voor je met deze aanvullende eis. En wellicht besluit je daarop om uitsluitend de PSA’s van ‘2012’ te willen zien die ‘approved’ zijn. Weer een aanvullende eis die bereidwillig wordt ingevuld door SharePoint. Krachtig. Zoals in onderstaand screenshot goed is te zien, maken we dit eenvoudig mogelijk met filtered views, eigenlijk zoals je ze wel kent in Excel. En voor veelgebruikte views kunnen we ook vaste views aanmaken, die je met een druk op de knop kunt oproepen:
Zoeken wordt vinden
Het vinden van een document binnen een documentenbibliotheek binnen SharePoint wordt hiermee eigenlijk kinderspel. Alleen om deze reden is een slimme inrichting met metadata al van harte aan te bevelen. Maar, er is meer. Het scenario dat we op zoek zijn naar een specifiek document op een team- of projectensite is slechts één scenario. Waar we misschien nog wel meer van content types en metadata profiteren, is als we de enterprise search van SharePoint gaan gebruiken om informatie te vinden. Want, dan werkt het net als bij Funda. Wat Funda heel erg netjes doet is na een zoekopdracht informatie geven over de verdere filtermogelijkheden aan de linkerkant van je resultatenscherm. Je kunt, als je op een huis in Rotterdam zoekt, gelijk verfijnen op grootte, tuin op het zuiden, carport, open haard, aantal kamers, aantal vierkante meters en meer. Iets soortgelijks doen we met SharePoint. Stel ik zoek een marketingreport. SharePoint komt dan terug met een veelheid aan resultaten, waarbij ik vervolgens kan kiezen voor verfijning aan de hand van metadata. Bijvoorbeeld ‘auteur’, ‘periode’, soort document, social tags, referentienummer of wat dan ook. Ideaal dus om uit een grote hoeveelheid data het juiste document te vinden, bínnen enkele klikken!
Werking content types en metadata
Metadata is informatie over informatie. In het geval van een Word document kunnen we stellen dat het Word document zelf de informatiedrager is. Daarin staat de eigenlijke informatie. Alles wat we nu over het document vertellen, dus, wat voor soort document het bijvoorbeeld is, is informatie over informatie. Dit bestaat al lang, vanaf het begin van Word kennen we deze velden namelijk al:
Afb. standaard velden document
Mooi. Wat nu als we dus extra velden aan dit document toevoegen? Zoals bijvoorbeeld ‘Customer’, ‘Product’ en ‘Status’? Dan weten we in één keer waar het document over gaat, voor wie het bedoeld is en wat de status is! En, kunnen we daar dus ook op filteren en/of vinden:
Afb. extra velden document: metadata
Wanneer we deze voordelen zien en we afdeling voor afdeling binnen een organisatie onderzoeken op metadata, krijgen we al snel een serieuze lijst met velden. En dan wordt de vraag legitiem of een gebruiker al deze velden wel wenst te zien c.q. in te vullen bij het werken met een document:
Afb. meer metadata toegevoegd aan een document
Geen zorgen. Daarvoor gebruiken we Content Types binnen SharePoint. Omdat vrijwel geen enkele afdeling al deze metadata nodig heeft, is het zaak om slim te onderzoeken welke velden welke afdeling nodig heeft en welke van deze velden gemeenschappelijk zijn. Daarna kunnen we met content types zorgen dat we verschillende types documenten aanmaken, die dan elk zijn voorzien van hun eigen metadata. Stel we definiëren een salesdocument, een HR document en een IT document:
Afb. Content types met metadata
Niet ieder document hoeft dus voorzien van alle metadata. Door het slim kiezen van documenttypes en bijbehorende metadata kunnen we relatief eenvoudig een model maken dat voor iedereen werkt en waarbij een gebruiker slechts enkele velden hoeft in te vullen. (En ook dat kan in bepaalde configuraties automatisch worden gedaan, nog makkelijker).
Om nu ook een goed plan te hebben met betrekking tot deze content types en ervoor te zorgen dat we niet lukraak een eindeloze lijst met content types met bijbehorende metadata opstellen, dienen we nog rekening te houden met overerving. Dit helpt ons namelijk om op een slimme manier onze content type structuur op te zetten. De parent-child relatie helpt ons om bijvoorbeeld de verschillende soorten rapporten binnen de organisatie aan elkaar te relateren door een parent content type ‘Report’ aan te maken. Het voordeel hiervan is dat a. de relatie tussen de verschillende Reports is gelegd en b. als ik een extra metadata veld wil toevoegen aan al deze Reports, bijvoorbeeld omdat we hebben besloten dat alle Reports voortaan van een uniek ID voorzien moeten worden, dan hoef ik niet alle content types afzonderlijk af te gaan, maar, kan ik dit op parent niveau regelen en dankzij de overerving wordt hij overal toegevoegd.
Afb. overerving
Bijkomend voordeel is dat als ik voor alle Reports hetzelfde template gebruik ik dit ook kan beheren op parent niveau. Een brief is hierin vaak een goed voorbeeld. Ik kan weliswaar verschillende content types brief definiëren, bv. een sales brief, een HR brief en een IT brief die ieder eigen metadata gebruiken, het template is voor iedereen hetzelfde met het bedrijfslogo en de adresgegevens. Dit beheer ik op ‘Letter’ niveau en een veranderend bedrijfslogo laat mij eenvoudig op dit level voor alle overervende ‘Letters’ het template vervangen:
Afb. overerving templates
Samenvatting
Voor het vinden van informatie in een samenwerkingsportaal kan de gebruiker heel veel baat hebben bij het gebruiken van content types. De content types maken het eenvoudig om een nieuw document aan te maken, de gebruiker hoeft niet na te denken of hij wel de laatste versie van het template gebruikt (want, centraal gemanaged) en het document wordt van de juiste metadata voorzien. Na het aanmaken is het snel terug te vinden in de bibliotheek dankzij de verschillende soorten views die je hier op kunt loslaten. En de centrale search maakt het eenvoudig om over het hele portaal heen informatie te vinden dankzij het verfijnen van de resultaten met de juiste filters.
Ik heb een uitgebreide PowerPoint presentatie over deze materie beschikbaar voor iedereen die dit eens onder de aandacht wil brengen binnen zijn organisatie. Let me know als je die wilt ontvangen!
Dit is deel één van een tweeluik. Deel twee gaat over Enterprise Search met SharePoint.