Verbeter je SharePoint adoptie – Make it more simple!

Dit artikel heeft zowel betrekking op SharePoint 2010 on prem, 2013 on prem en SharePoint Online/Office365

Afgelopen maanden kwam ik het weer enkele malen tegen. Vandaar een vervolgblog met screenshots en voorbeelden.

SharePoint adoptie is al sinds de eerste versie van SharePoint een heikel punt. Implementaties lopen nog wel, adoptie is echter een heel ander punt. Hoe kan het toch dat SharePoint zich keer op keer zo lastig laat adopteren? Het antwoord is niet eenvoudig. Net als bij elk enterprise platform vergt gewenning tijd en vooral veel aandacht. SharePoint is daarin zeker niet uniek. Wel merk ik dat de adoptie van SharePoint 2013 makkelijker gaat door een sterk vereenvoudigde user interface. Maar dit terzijde.

Een van de redenen dat SharePoint adoptie lastig is, schuilt hem in het feit dat gebruikers niet altijd (meestal niet) de noodzaak zien van het verrijken van hun documenten met metadata. Dit is al zo vanaf het begin. IT vindt dit noodzakelijk om informatie te kwalificeren en later ook eenvoudiger terug te kunnen vinden, maar de gebruiker ervaart het als lastige extra stappen om documenten bij uploaden te voorzien van extra metadata. Daarnaast is de gemiddelde gebruiker nog steeds gewend om met folders te werken en juist dat is ‘not done’ binnen SharePoint. Hoewel ik maar weinig implementaties zie waar er ook daadwerkelijk geen folders gebruikt worden binnen SharePoint……

Ergo: we willen liefst verrijken met metadata om informatie ook makkelijk vindbaar te maken, maar, willen ook de gebruiker liefst beter ondersteunen in zijn of haar werk door niet alles te veranderen. Dit kan ontzettend goed met een setting die nog steeds redelijk onbekend is, heb ik afgelopen weken ook weer gemerkt: Column default value settings. Deze setting is te vinden onder general settings in de documentenbibliotheek:

column default value settings

Wat deze functionaliteit mogelijk maakt is om documenten op een bepaalde locatie automatisch van metadata voorzien. En hierin schuilt hem nou dus de truc; als ik de eindgebruiker ‘gewoon’ laat werken met mappen binnen SharePoint en deze mappen voorzie van metadata, dan zal de gebruiker niks hoeven te doen om zijn document van metadata te voorzien. Dat gebeurt automatisch bij het aanmaken van een nieuw document of het slepen van een document naar de juiste folder toe. Precies zoals hij nu gewend is te werken op een fileshare, echter, op een fileshare wordt er geen metadata toegevoegd.

folderstructuur

Een simpel voorbeeld. Ik heb bijvoorbeeld een folderstructuur waarin Openbare Aanbestedingen wordt opgesplitst in jaartallen en status van de aanbesteding. De medewerker sleept een document naar de juiste folder en dankzij het inregelen van metadata op die mappen overerft het document ook gelijk die metadata en kan het dus daarop worden gesorteerd, gefilterd en gevonden met de search.

Het inregelen van deze automatische metadata is eigenlijk heel eenvoudig. Ik kan per folder een default value opgeven. Voor de folder 2013 binnen Openbare Aanbestedingen geef ik dus de value ‘2013’ op. Daar we ook hier met overerving te maken hebben, wordt een niveau hoger reeds bepaald dat een document in de folder ‘2013’ ook de waarde ‘Openbare Aanbesteding’ meekrijgt. As simple as it is!

year

En voor IT en de gevorderde gebruiker die geen mappen wil gebruiken is het ook simpel: ik definieer een tweede view waar de folders niet worden getoond, maar, wel alle metadata wordt getoond. De gebruiker kan documenten sorteren en filteren op basis van content type en metadata. Net als in Excel kun je meerdere filters loslaten op de bibliotheek. Dat maakt het vinden van een document op basis van criteria dat het een Openbare Aanbesteding is uit 2013 met de status Definitief binnen enkele klikken gedaan. Voilà, wat mij betreft best of both worlds!

flitering

Meer weten over dit onderwerp? Reageer of kijk op http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/16166.sharepoint-2013-using-folders.aspx

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s