Foldergebruik binnen SharePoint vs. de toegevoegde waarde van vinden

Drie goede redenen om juist wel folders binnen SharePoint te gebruiken

(Deze blogpost staat niet op zichzelf, maar is een aanvulling op ‘Over de toegevoegde waarde van vinden i.p.v. zoeken’)

Een gebruiker vroeg zich naar aanleiding van mijn vorige blog af of er ook andere, slimme manieren waren om gebruikers te helpen metadata in te laten vullen bij hun documenten. En die zijn er zeker binnen SharePoint. Ik zou het gebruik van folders niet snel willen aanraden binnen SharePoint, behalve dan om deze drie redenen:

  1. Scalability
  2. Rechten
  3. Location based metadata defaults

De laatste is een hele effectieve manier om gebruikers, zonder dat ze daar zelf moeite voor hoeven te doen, metadata automatisch te laten invullen. Grappige is dat het ook een van de meest onbekende features van SharePoint lijkt te zijn; ik kom hem zelden tegen in de praktijk.

De truc hiervoor is eigenlijk als volgt. Je bouwt tóch een mappenstructuur op binnen je documentenbibliotheek en maakt een view aan met deze mappenstructuur. In de default view echter zet je deze mappenstructuur op ‘hidden’, door aan te geven in de library settings dat je alle documenten zonder folders wilt zien. Je hebt nu een view met- en zonder folders.

Vervolgens ga je naar de library setting ‘standaardwaarden voor site kolommen’. Hier kun je per folder aangeven welke default metadata de documenten die in de folders zitten, moet krijgen. Heb je dus bijvoorbeeld een folder gemaakt met ‘Klant X’ met daarin een subfolder ‘Approved’ en een document wordt hier naartoe gesleept, dan zal dit document automatisch worden voorzien van deze metadata. Het spreekt voor zich dat voor een document wat daar wordt aangemaakt hetzelfde geldt.

Ergo: bij het vullen van een bibliotheek met documenten vanaf een laptop of pc, kan de gebruiker de view kiezen met de folders zichtbaar. Deze structuur herkent hij en hij kan eenvoudig de documenten naar de juiste map slepen, waarna het document wordt verrijkt met metadata. De default view is echter gebaseerd op een view met content types en metadata, zónder folders en biedt ons alle luxe van SharePoint en de metadata navigatie en filtered views (zie vorige blog). Misschien wel de best of both worlds, dit scenario🙂. Het verhoogt in ieder geval in voorkomende gevallen de adoptie van SharePoint.

Zie voor meer info http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee557925.aspx

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s