Social Collaboration as a service met Office 365 – What’s in it for me

Social collaboration as a service met Office 365

Gisteren, 27 februari, is Office 365, ook wel het Nieuwe Office, beschikbaar geworden voor iedereen. Dat betekent dat het nu voor elke organisatie mogelijk is om op een eenvoudige manier sociale samenwerking naar de organisatie te brengen. Maar, ook ideaal voor samenwerking buiten de organisatie! Een prachtige vooruitgang voor bedrijven die zoeken naar manieren om slimmer te delen, samen te werken, te communiceren of social binnen de organisatie te brengen. Maar ook een fantastisch begin voor bijvoorbeeld een afdeling Marketing & Communicatie, die aan de slag wil met een nieuw intranet. Of de organisatie die zijn projecten beter wil managen. En niet te vergeten zij die willen verbinden over mensen en devices, de iPad nog in gebruik zien binnen de boardroom en daar ook een stuk productiviteit naar toe willen brengen. Of gewoon de Enterprise die de next step in productiviteit zoekt.

Office 365 bestaat uit meerdere onderdelen, waarvan ik er een paar belangrijke zal behandelen. Allereerst enkele algemene zaken. Office 365 is een cloud service. Dat betekent dat je de dienst als een service afneemt voor een fixed bedrag per gebruiker per maand. Inzichtelijke kostenstructuur, voorspelbaar en afhankelijk van de grootte van de organisatie, zonder overhead. Je hoeft dus niet via IT een aanvraag te doen voor een nieuw intranet, samenwerkingsomgeving o.i.d. met bijbehorende investeringen voor servers en wachttijd. Daarnaast is de dienst al live, het aanvragen duurt hooguit vijf minuten en je kunt dus binnen enkele minuten online zijn met de gevraagde dienst(en). De lat met betrekking tot security bij Office 365 ligt hoog en de SLA is bepaald op 99,9%. Deze nieuwe vorm van diensten maakt onlosmakelijk deel uit van de visie van Microsoft om als Services en Devices organisatie medewerkers te helpen het beste uit zichzelf te halen.

SharePoint Online

Met SharePoint 2013 is het eenvoudig om samenwerking binnen organisaties een sociaal gezicht te geven. SharePoint 2013 biedt een ongekend sterk platform voor samenwerking en het delen van informatie, binnen, maar ook buiten de organisatie. De nieuwsfeed staat nu centraal en levert de lang verwachte microblogfunctionaliteit, zoals een Facebook of Twitter, inclusief likes, reply’s en meer. Delen was nog nooit zo eenvoudig. SkyDrive Pro is de zakelijke tegenhanger van SkyDrive en geeft de gebruiker de ruimte om zijn eigen documenten niet meer lokaal op te slaan, maar gelijk in SharePoint. Sterker nog, met Office 2013 zal Word zelf default willen opslaan op SkyDrive Pro. Handig, veiliger, versiebeheer en de mogelijkheid om van daaruit te delen met anderen. Delen is meer!

newsfeed

Verder is de search sterk verbeterd. FAST als zoekmachine is nu als vast onderdeel opgenomen in SharePoint 2013. Dat betekent een rijke zoekervaring, waarbij via filters snel gevonden wordt wat er gezocht werd, maar, de resultaten ook gelijk in previews worden weergegeven. Handig om te beoordelen of het resultaat past bij je verwachtingen. Verder is het bijzonder krachtig dat deep refiners ervoor zorgen dat de plek in het document aangewezen wordt waar je in je zoekopdracht naar zocht. Vinden is meer!

Search

Je wordt dus gelijk naar de juiste plek in het document gedirigeerd. Handig en efficiënt.

De people search maakt het eenvoudig om mensen op basis van kennis, expertise en eerdere projecten te vinden. Het vervangt het oude ‘smoelenboek’ en in combinatie met Lync zie ik gelijk of iemand met de juiste expertise op dit moment beschikbaar is. Verbinden is meer!

peoplesearch  
Samenwerken in teams krijgt een extra dimensie door de site mailbox. Hiermee kan ik op mijn team- of projectensite een echte mailbox aanmaken, waarbij ik nu via Outlook Web Access toegang krijg tot de gezamenlijke mail voor het team. Een mail ontvangen in mijn eigen mailbox? Geen probleem, drag and drop het mailtje naar de team mailbox en hij is gedeeld met mijn team. Hoeveel socialer kunnen we het maken? Hetzelfde geldt overigens ook voor een document wat ik in mijn mailbox ontvang en wil delen met het team. Niet moeilijk doen met uploaden, maar, gewoon drag and drop naar de teamsite! Eenvoud is meer!

Share

Een document delen met externen gaat overigens al net zo makkelijk.
‘Share’ aanklikken en het e-mailadres van de externe invullen en klaar. De externe krijgt een mailtje met een link naar het document en samenwerken is een feit. En, uiteraard gaat dat tegenwoordig real time, met meerdere auteurs tegelijk in een document, over diverse devices. Ook de iPad gebruiker kan real time meewerken in het Word document dankzij Office Web apps. En de mobiele devices, zoals bijvoorbeeld een Windows Phone? Geen probleem, op weg naar huis in de trein wordt hetzelfde document je in een aangepaste interface getoond op je mobiel en is het eenvoudig om nog wat zaken na te lezen. De beste ervaring over alle devices!

multiple devices
 
Lync Online

Lync 2013 is misschien nog wel de meest onmisbare tool in Het Nieuwe Werken. Dat klinkt raar voor een SharePoint fan, maar, Lync geeft de mogelijkheid om anytime en anywhere contact te leggen met mijn collega’s, hen even snel iets te vragen, hun beschikbaarheid te checken, mijn desktop te delen om even samen naar iets te kijken en te (video)bellen. Waar ik ook werk, ik heb mijn collega’s dus altijd op dezelfde manier ‘om mij heen’, op een manier die voor mij goed werkt. Bij Microsoft gaat vrijwel al het telefoonverkeer, of het nou intern of extern is via Lync en dat levert steeds dezelfde productieve ervaring op. Daarnaast, een klant kan ons altijd bereiken op hetzelfde 020 nummer en hoeft dus nooit na te denken of ik in de auto zit of achter mijn bureau; Lync zorgt ervoor dat ik steeds bereikbaar ben!

Exchange Online

Exchange 2013 lijkt nog wel de meest makkelijke stap om naar de cloud te gaan voor organisaties. Uitstekend natuurlijk, maar, hoe mooi integreert Exchange 2013 wel niet met bovenstaande onderdelen? Als ik een chat via Lync mis, dan krijg ik hiervan een melding in mijn mail met de gemiste tekst. Ook slaat Outlook voor mij de chat historie op, tot ik hem wis. Net zo handig, als ik nog even een keer iets na wil lezen of die handige tip vergeten ben. Verder integreert Lync uiteraard ook weer volledig in Outlook i.c.m. Exchange 2013.

Lync-Outlook    Dit doet Lync door ook in Outlook weer met kleurtjes de beschikbaarheid van collega’s aan te geven, meetings in mijn kalender automatisch te verwerken en de beschikbaarheid in Lync op ‘in a meeting’ te zetten.  Met een “hoover on” in Outlook kan ik gelijk een chat of een (video)gesprek starten via Lync.

Ik ben ooit met SharePoint gestart omdat ik naar manieren zocht om beter mijn kennis te delen en samen te werken. Ik was niet werkzaam in de IT en er was nog geen Dropbox of wat dan ook. Maar, wel SharePoint. En hoewel SharePoint toen nog lang niet het niveau had wat het nu heeft (om eerlijk te zijn? Ik heb het meerdere malen gehaat, de user experience was nog maar zo-zo), was het al wel een oplossing om samen te werken, te delen en informatie te vinden. Inmiddels werk ik voor Microsoft en kijk ik uiteraard met een gekleurde bril naar SharePoint. Maar, de intrinsieke motivatie van toen, de reden waarom ik met SharePoint gestart ben, zie ik sterker dan ooit terug in Office 365. Ik ben ervan overtuigd dat we met deze oplossing een hele generatie kunnen helpen met slim samenwerken. De kracht van SharePoint, het delen, is toegankelijker dan ooit en het is een beetje mijn stokpaardje aan het worden, maar, delen is zoveel meer!

Social Collaboration heeft een nieuw gezicht gekregen met Office 365. Beschikbaar voor enterprises, maar, ook voor de kleinere organisaties. Probeer het eens!

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s